15 documents business et projet pour faciliter votre vie et celle de vos clients

6 septembre 2016

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Tous les prestataires et freelances créatifs doivent développer un processus de travail qui apporte les meilleurs résultats. Ça requiert essais et erreurs. Les clients sont saturés d’informations dans les projets, il y a une masse énorme d’emails échangés. Ces documents vous aideront à simplifier, clarifier les choses, et rendre plus facile votre vie et celle de vos clients.

J’en ai parlé il y a quelque jours sur mon autre blog, www.julienlucas.com pour expliquer comment trouver le bon web designer freelance. Les clients en design sont souvent un peu perdu dans les projets. Surtout si c’est la première fois qu’ils font appel à un créateur de site web. Donc il y a quelque mois j’ai crée une liste de documents pour mieux communiquer avec mes clients, mieux gérer mes projets et mon business.

Du départ à la fin vous avez besoin de documents qui vous aident à sortir de la masse, à être payé, et à garder le projet sur de bons rails.

Plutôt que vous échangiez des millions de mails avec vos clients, vous distribuez ces documents à vos clients. J’utilise certains documents plus que d’autre. Comme mon Guide de Démarrage, l’Estimation, mais je les aient tous sous la main.

Voici ces documents. Ils peuvent vous aider à faire passer votre business au niveau supérieur.

1. Un Guide de Démarrage

Avec mes propres clients, ce document, je j’utilise systématiquement. Quand je travaille avec des agences ou entreprises j’ai moins besoin de le donner.

C’est un simple et bref guide de 10 pages qui résume tout.

J’explique dedans:

  1. Une courte section avec ce que je fais et avec qui je travaille, et qui je suis.
  2. Une brève note où j’explique des infos importantes sur comment je travaille. Comme par exemple « Vous êtes capable de prendre les décisions business seul, vous n’avez pas besoin de vous référer à un comité. » J’explique qu’un projet design nécessite beaucoup de travail pour le client aussi, 30-40 heures. J’explique que je ne travaille que sur WordPress. Il y a juste 5-6 points très courts.
  3. J’explique les 3 services que je propose avec des estimations de prix pour un projet typique.
  4. Ensuite je parle des 7-8 phases de mon processus. Recherches. Stratégie. Design (Combien de révisions). Création de logo. Codage. Mise en place contenu final. Newsletter. Auto-répondeur. Tests et lancement.
  5. Je réponds à 5-6 question fréquemment posés.
  6. J’explique clairement en 4-5 points dans une section ce qui est délivré au client au final.
  7. Et je termine avec une page avec le délai, expliquant que je demande un acompte, et un bouton avec une invitation à me contacter pour fixer un rendez-vous.

Le tout agrémenté de témoignages clients placés ici et là. Super important.

Ça a l’air compliqué, mais c’est très simple. Mon client a alors déjà beaucoup d’information avant même d’avoir discuté avec moi, ça rend les choses faciles.

Vous voulez voir à quoi mon guide de démarrage ressemble? Inscrivez-vous à ma liste sur www.julienlucas.com, vous le recevrez immédiatement.

2. Un Media Kit

Un Média Kit est un peu comme un Guide de Démarrage. Sauf que vous pouvez le donner à plus de monde. Ça s’appelle Média Kit, car c’est le genre de document que vous pourriez donner aux médias, et pas uniquement à vos clients. Dedans vous n’allez pas parler de votre processus de travail par exemple.

3. Document avec vos leads business

J’ai du remporter 50% de mes contrats parce que j’ai relancé mes prospects.

J’ai crée un simple tableau qui répertorie les clients avec qui j’ai été en contact et que je sais intéressés. Je marque la date de prise de contact. Je note brièvement qu’est-ce qui me fait penser que la personne était intéressée. Et je re-contact cette personne 15 jours ou 1 mois après pour voir si je peux toujours l’aider.

Tous les commerciaux ont ce document. Mais quand on est freelance on peut penser s’en passer. Faut pas. Beaucoup de deals se concluent dans la relance

4. Un cahier des recettes et dépenses

Vous devez avoir un cahier des recettes, l’administration fiscale peut vous le demander. Mais vous n’êtes pas obligé de marquer vos dépenses.

J’ai des frais extrêmement bas en tant que designer et développeur freelance. Frais d’hébergeur web, frais d’auto-répondeur, quelques apps et… je crois que c’est tout. Je ne prends donc pas la peine de noter mes dépenses. Mais dans le cas de votre activité ça peut être nécessaire.

Si vous ne gardez pas l’œil ce qui rentre et ce qui sort comme argent, vous allez moins faire attention à l’argent. Au final votre business fera moins de profit.

5. Le Questionnaire Découverte

Très classique comme document. Bah oui, il faut bien en savoir plus sur vos clients, leur business, leurs objectifs, leurs envies, leurs attentes avant de commencer à travailler.

J’ai un court document de 13 questions à remplir directement sur le PDF que j’envoie dès que le projet est lancé. Certains l’envoient avant de signer le contrat pour qualifier le client et se décider ensuite s’ils prennent le client ou non. Ou pour s’assurer que les attentes du client ne sont pas irréalistes (genre je veux 100% de chiffres d’affaires en plus avec ce site web sous 6 mois).

C’est un document essentiel pour coucher la vision et les attentes sur papier.

6. L’estimation de prix

Voici ce que j’aime bien faire, non pas donner un devis à mes clients, mais donner une estimation. Vous allez me dire, c’est un devis donc. Eh bien non, c’est comme un devis, sauf que je marque « estimation » dessus. Ça a un côté moins officiel, ça donne un tarif qui n’est pas figé, ça laisse ouverte la discussion.

7. Les devis

Pour enclencher un projet, je demande à un acompte à mes clients, et je demande qu’ils signent mon devis où j’explique ce qui est délivré de la manière la plus claire possible (pour éviter toute mésentente futur). Je crée moi-même le design de mes devis, ça me permet de créer mon branding. Par contre j’utilise Adobe E-Sign pour faire les signatures électroniques. C’est simple, rapide, et pro.

8. Un rappel des phases du processus de travail

Une fois le projet démarré, je donne un court document d’une page qui répète le processus à mes clients, comme ça ils savent toujours où ils en sont et les étapes qui arrivent ensuite.

J’explique en brièvement les 7-8 phases du projet, combien chaque phase est sensée durer. Ça évite d’échanger des millions d’emails.

9. La checklist

Je demande pleins de choses à mes clients durant le projet. Le contenu, photos, logo, témoignages clients, couleurs choisis, le sitemap. Ils peuvent s’y perdre dans tout ça.

Plutôt que nous nous perdions dans les dizaines emails échangés pour savoir ce qui a été donné ou pas, j’ai crée un document check-list d’une page qui rappel à mon client ce qu’il doit me donner. Et il coche les cases au fur et à mesure. C’est un pense-bête.

10. La présentation du projet

Un projet démarre toujours pas de recherches et de la stratégie. Une fois cette phase terminée, vous déposez tout ça dans un document de 10-15 pages.

Par exemple, rappelez sur ce document:

  • La description du projet
  • Les recherches stylistiques, les choix déterminés.
  • Les valeurs de la brand
  • La mission, le positionnement, la vision du business. Quoi, pour qui, pourquoi.
  • Les objectifs de croissance business
  • Définition de l’audience et clients
  • Les 3-4 compétiteurs clés
  • Les typographies choisis
  • Les couleurs choisis
  • Ect….

Ça sera le document qui décrit le projet à réaliser sur lequel vous et votre client vous référeront.

11. La proposition commerciale

Parfois j’ai une conversation avec un potentiel client, ou je vois quelqu’un, une entreprise, un particulier qui a des besoins, mais ils ne savent pas vraiment ce qu’ils veulent, alors je fais une proposition commercial. 

Je donne un court document de 2-3 pages qui explique le problème à résoudre, la solution que je peux apporter, une estimation du tarif, et un délai de réalisation. Rien de compliqué.

Au moins le potentiel client sait précisément ce qu’il peut recevoir de vous, ensuite il reviendra peut-être vers vous, ou vous le relancerez. Mais au moins avec la proposition commerciale vous ne restez pas dans l’attente qu’on vienne vers vous, vous faites une proposition.

Assez peu utilisé par les freelances, ça demande du travail, ça ne garanti pas la réussite. Pourtant ça peut vous permettre de vous positionner en avantage par rapport aux autres.

12. La facture

Je vais pas m’étaler… je crois que vous connaissez. Par contre ce que vous pouvez faire, c’est créer un document qui soit beau, et qui reflète votre brand. Ça vous permet de sortir de la masse.

Voici 50 exemples de belles factures sur Canva.com.

13. Document expliquant la différence entre bons et mauvais retours

Voici l’enfer de tous les créatifs: les retours clients.

Vous ne voulez vous retrouver avec uniquement des retours du type « Mettez 2px de plus en bas du container », « Mettez la couleur un peu plus pourpre ». Vous n’allez nulle part si vous n’avez que ce genre de retours. Puis vous êtes l’expert. Pas le client. Donc vous voulez que votre client face des descriptions de ce qui ne lui plait pas, pourquoi ça ne lui plait pas. Vous voulez mettre en place une sorte de discussion. Ainsi vous pouvez utilisez votre expertise pour apporter une solution.

Je donne à mes clients un document d’1-2 pages qui explique comment faire faire de bons retours. Des retours spécifiques, honnêtes, ou le client doit prendre en compte son audience et pas être focalisé sur lui-même. J’explique à mon client qu’il ne doit pas prendre les choses personnellement, pas refaire mon travail lui-même…. des choses comme ça.

14. Questionnaire d’après lancement

Un simple document à donner après le projet, avec 5-6 questions.

  • Est-ce notre travail a comblé ou dépassé vos attentes?
  • Qu’est-ce que vous avez appris en travaillant avec moi que vous ne saviez pas avant ce projet?
  • Quelle a été votre partie préférée du projet?
  • Quelle a été la partie que vous avez la moins aimée?
  • Est-ce que vous m’embaucheriez de nouveau dans le futur?
  • Connaissez-vous quelqu’un qui aurait besoin de mes services?

Envoyez ça 2-3 jours après la fin du projet. Vous pourriez apprendre des choses qui valent de l’or.

15. Relancez de temps en temps après le projet

Votre réputation est basée sur ce que vos clients disent de vous. Donc vous avez besoin de bons témoignages. Et mieux encore, de témoignages qui parlent de résultats.

Vous avez absolument besoin de ses témoignages clients sur internet pour donner envie aux autres d’acheter.

15 jours après la fin du projet:

Demandez un témoignage à votre client. Un témoignage spécifique, qui parle de résultats, et de la valeur inattendue qu’il a reçu avec votre travail.

1 mois après

Demandez à votre client si vous pouvez faire quelque chose de plus pour l’aider. Vous pourriez être surpris de voir le business supplémentaire que vous faites avec ça. Demandez aussi les résultats que votre client a eu.

Tous les 4 mois

Demandez à votre ancien client si vous pouvez faire de nouveau quelque chose pour l’aider. Demandez comment vont ses affaires. Demandez où en sont ses résultats avec votre travail.

Adaptez ces documents à vos propres pratiques

Rien n’est figé, chacun fait ces documents à sa manières, suivant son business et sa manière de travailler. Vous n’utilisez pas systématiquement tous documents à chaque fois. Mais vous avez besoin de ces solides documents.

Je suis freelance depuis 2 ans. J’aurais aimé savoir quoi donner comme document à mes débuts. Ça m’aurait évité stress, et du temps économisé. Ainsi qu’à mes clients.

Ces documents business feront qu’il est facile de travailler avec vous et donneront donc envie de re-travailler avec vous.

Je sais que votre vie de freelance est chargée, mais prenez le temps de créer ces documents, ça peut changer votre vie et votre business.

Développeur Front-end freelance, développeur Wordpress, React, créateur site web Shopify

À propos de moi

Je suis développeur web freelance depuis 5 ans, quand je ne code pas, je suis un avide partiquant de fitness et aime me balader sur les montagnes