5 étapes à automatiser, et des outils pour gagner en productivité et impressionner vos clients!

Quand vous avez un business, 85% de votre temps est passé seulement dans la gestion. Juste pour que le business fonctionne! Heureusement avec des outils vous pouvez automatiser pleins de choses pour un gain de productivité et sauvegarder beaucoup de temps. 

Sauf que beaucoup de freelances ne le font pas.

Quand j’ai commencé mon activité de freelance, mi-2014, je faisais tout moi-même. Puis j’ai commencé à gagner un peu d’argent, et je me suis dit que ça ne serait pas mal d’utiliser des outils web, pour optimiser mes processus, et sauver du temps.

Vous pouvez alors consacrer ce temps à la création, à des projets personnels qui vont générer des revenus à long terme, ou à développer votre business.

Avant de plonger dans cet article, savez-vous quelle valeur vous accorder à votre temps? Vous devriez. Je vous invite à répondre à un court questionnaire en ligne. Vous pourriez prendre conscience que dépenser de l’argent dans des outils, ou déléguer certaines tâches, peut être un investissement très rentable.

Lien: Quelle valeur accordez-vous vraiment à votre temps? (en anglais)

Si vous avez fait le test, vous savez combien vaut 1 heure de votre temps. Maintenant voici quelques processus et outils pour sauvegarder beaucoup de votre temps, être plus productif, et impressionner vos clients par votre efficacité.

1. Un formulaire de contact placé stratégiquement

Votre bouton contact doit être immanquable sur votre site. Vous avez besoin d’avoir des appels à l’action un peu partout pour inviter vos potentiels clients à vous contacter.

Généralement, la première forme de contact que vous avez avec un client vient de votre formulaire de contact ou directement via email. Le problème avec ça? La plupart de vos potentiels clients vous donneront peu d’informations. Particulièrement quand vous ne demandez que leur nom, leur email et « message ».

Le résultat de ça? Vous envoyez un email pour demander plus d’informations. Il peut y avoir quelques échanges de mail où vous posez des questions. Puis cela donne sur un appel téléphonique où vous apprenez à connaitre votre potentiel client, vous discutez du projet. Tout ça prend du temps, et surtout, ça peut aboutir à aucune signature de contrat au final.

Comment vous réglez ça? Le truc bien, c’est d’utiliser un formulaire de contact avec un mini questionnaire intégré pour avoir tous les détails dont vous avez besoin d’un client dès le début, et ne pas perdre de temps avec des clients avec qui vous ne voulez pas ou ne pouvez pas travailler.

Attention moi-même pour le moment je n’utilise pas ces formulaire avec mini-questionnaire, mais je commence à connaître mes clients idéaux, alors je vais m’y mettre je crois.

Outils pour rendre cela plus facile:

2. Planifier vos appels téléphoniques

Avez-vous déjà eu une de ces conversations?

« J’adorerais discuter avec toi de ton projet, pour mieux comprendre tes besoins, serais-tu disponible mardi ou mercredi à 14h pour une petite consultation? »

« Je préférerais samedi vers 14h, ça serait bon? »

« Ok pour samedi, mais 14heures heure du Montréal ça fait trop tard pour moi. »

« Oui, je suis de Montréal. Disons alors 16heures heure de Paris. Il sera 10 heures chez moi. »

Et ça continue, encore et encore.

C’est une perte de temps. La solution, c’est d’utiliser un outil web de planification qui vous connecter à un calendrier où vous pouvez définir vos disponibilités et les gens peuvent réserver l’heure qui leur convient parfaitement.

Cet outil est aussi très intéressant quand vous faites du freelancing à la journée, pour que vos potentiels clients voient quand vous êtes disponible et pour se dépêcher de réserver à mesure que le planning se remplit Ainsi vous êtes plus souvent booké.

Outils pour rendre cela plus facile:

3. Facturation, devis, gestion trésorerie

Faire des factures (ou des devis), gérer son temps, c’est une des plus grosses part du freelancing. Mais beaucoup ne simplifient pas les choses. Même quand vous êtes expérimenté, avez l’habitude, la gestion prend toujours un temps fou.

Franchement qui aime la partie administrative?

En utilisant des outils de facturation en ligne, vous pouvez pré-configurer des template pour chacun de vos services, mesurez votre temps passé, et créer des factures en un clique. Sur certains outils vous avez même un rapport avec des statistiques sur vos revenus, vos dépenses. Très pratique.

Moi je préfère créer moi-même mes templates de facture. Cela me prend un peu plus de temps à la facturation, mais ça me permet d’afficher ma brand. Voici à recopier au choix 50 design de template factures.

Outils pour rendre cela plus facile:

4. Les contrats

Comme les appels de consultations, les contrats sont une autre chose ultra facile à automatiser que, étonnement, beaucoup de freelances ne font pas.

La manière à l’ancienne (et super ennuyante) c’est d’envoyer un contrat: créer un pdf, le signer vous-même, puis l’envoyer par email au client pour qu’il l’imprime, signe, le SCAN, et vous le renvoie.

Pourquoi ne pas faire ça par fax tant qu’on y est!

Votre job en tant que bon commercial, c’est de faire travailler le moins possible vos clients pour vous. Non seulement vous pouvez automatiser la partie signatures avec ces outils, mais vous pouvez aussi créer un modèle de contrat et éditer juste les parties nécessaires dans le programme pour l’ajuster à vos services et produits.

Outils pour rendre cela plus facile:

5. La gestion de projet

Une chose qui pourrait changer votre vie en tant que freelance, c’est un programme de gestion de projet. Pour à la fois organiser votre business, et aussi organiser vos communications avec vos clients.

Il peut y avoir une quantité monstrueuse d’emails échangés dans un projet. Ne pas utiliser un programme gestionnaire de projet signifie que vous pouvez beaucoup de temps à creuser dans votre boîte email, à chercher les pièces jointes, retrouver des phrases, et vous retrouvez submergé dès que votre client commence un nouveau sujet ou part sur un autre problème. Je n’utilise pas encore de programme gestionnaire de projet, mais je crois que je vais m’y mettre.

Même si vous avez différents dossiers pour vos emails clients, la quantité de temps que vous passez à chercher à travers ces sujets ajoute sérieusement du temps. Puis vous pouvez tout simplement passer à côté d’informations importantes que vous a signifié votre client. Tout ça est très peu productif.

Pourquoi ne pas commencer à utiliser un logiciel de gestionnaire de projet? Vous aurez toutes les conversations, fichiers, listes, dates limites, et vous et votre client pourrez voir clairement tout ça au même endroit.

Outils pour rendre cela plus facile:

Commencez à automatiser certaines étapes

Imaginez le temps que vous pouvez sauvegarder en utilisant ces outils. Imaginez l’argent ce que ça représente. Vous pourriez faire un bien meilleur usage de ce temps. Imaginez comment vous simplifiez la vie à vos clients. Vous devenez attractif car déconcertant de facilité avec qui travailler.

J’utilise certains de ces outils, pas tous. Mais à mesure que vous savez exactement comment fonctionne votre business et qui sont vos clients idéaux, alors il devient intéressant d’automatiser pour économiser beaucoup, beaucoup de temps, et pouvoir vous focaliser sur le travail en lui-même, profiter de la vie, ou développer d’autres opportunités business.

« Il est possible que vous êtes plus réticents que vous ne devriez à dépenser de l’argent dans le but de libérer du temps — en payant pour des services qui sauvent du temps. »

Est-ce que ça ne vaut pas l’investissement? Je crois que ça pourrait vite valoir le coût.

Vous voulez plus de conversions
sur votre site web?

Inscrivez-vous et recevez mon guide avec 12 conseils simples

Vous serez aussi abonné à ma newsletter irrégulière. No spam.

Je suis Julien Lucas

Développeur Front-End, Expert Wordpress, et designer freelance. J'écris aussi sur bizcampus.co, un blog où j'aide les indépendants et freelances.